Упорядочить информацию, оптимизировать планирование и координацию выставок, сократить издержки на хранение и транспортировку материалов, увеличить производительность и ускорить работу с экспонатами, фотографиями и стендами как линейного персонала, так и руководства.

Внедрить базы Экспонатов, Стендов, Фотографий

Ведение учета произведений искусства, представленных на выставке, важно по нескольким причинам:

1. Юридические и финансовые соображения: учет помогает организаторам защитить себя от юридических проблем и отслеживать стоимость искусства для целей страхования и финансовой отчетности.
2. Отслеживание перемещения произведений искусства: учет помогает отследить перемещение произведений искусства и гарантировать их своевременное возвращение правомерным владельцам.
3. Архивные и исторические цели: записи о выставках могут предоставить ценную информацию для историков и исследователей, изучающих искусство и саму выставку.
4. Отслеживание состояния консервации и реставрации: записи о выставках могут помочь отслеживать состояние консервации и реставрации искусства.
5. Облегчение доступа для исследователей: записи о выставках могут использоваться для доступа к произведениям искусства и изучения их, даже когда выставка закрыта.

Для организации выставок необходимо иметь коллекции предметов искусства. С увеличением количества коллекций становится сложнее контролировать состояние и перемещения экспонатов. Для решения этой проблемы мы создаем продвинутые базы экспонатов.

Как уже упоминалось ранее, мы используем Notion для создания базы экспонатов для наших выставок. Notion обеспечивает гибкий и удобный способ управления данными, который может быть приспособлен к любым нуждам и задачам.

Notion стал незаменимым инструментом для организации выставки. Все экспонаты, включая как уже представленные на выставке, так и те, которые ещё только предполагалось включить в экспозицию, были внесены в базу данных. В карточку каждого экспоната были добавлены все служебные данные и изображения. Это позволило команде, работавшей над выставкой, быстро находить важную информацию в любом формате и значительно сократило время и трудозатраты сотрудников. Ранее им приходилось пользоваться разрозненными таблицами, искать информацию в почте и чатах.

Когда выставка путешествует по разным странам, необходимо переводить информационные стенды на разные языки и делать разную верстку. Обычно это язык страны, в которой проходит мероприятие, и английский. В данном случае база содержала языки: английский, русский, испанский, португальский, китайский, японский и французский и нидерландский. В какой-то момент в этой базе уже были все макеты стендов со сверстанными текстами на нужном языке, так что дизайнерам не приходилось делать двойную, тройную, а то и четверную работу при подготовке новых выставок в рамках одной страны.

Фотографии были предоставлены разными авторами. Каждая метка рядом с фотографией должна содержать актуальную информацию об авторском праве. Как вы понимаете, все действия из предыдущих абзацев пригодились в создании базы фотографий.
Также в базе содержались изображения высокого качества на случай, если фотографии придётся допечатывать в городе, где проходит выставка, по какой-либо причине.

Внедрение базы данных экспонатов, стендов и фотографий помогли организаторам:

• Хранить всю информацию в одном месте
• Оптимизировать планирование и координацию выставки
• Создавать маркетинговые материалы
• Сокращать издержки на хранение и транспортировку материалов
• Увеличить производительность
• Ускорить работу с экспонатами, фотографиями и стендами как линейного персонала, так и руководства.