В рамках перехода компании на облачную инфраструктуру необходимо систематизировать задачи, которые не описаны и не решаются при помощи CRM системы. Рабочее пространство должно быть прозрачным для руководителя и понятным как для сотрудников в штате, так и для привлекаемых на некоторые проекты.

Выполнить эту задачу планируем путем настройки проектов и настройки дэшбордов для мониторинга и регулярного менеджмента.

Asana

Создали команду с нашей и клиентской стороны после определения целей и потребностей внедрения.
Руководителю компании важно четко разделять ответственность за каждый процесс и иметь возможность быстро вовлекать компетентных сотрудников в проекты и задачи при возникновении проблем с объектами.

Мы создали план всего проекта в Miro. Можем показать вам только часть связки проекта отдела и личного проекта сотрудника, в данном случае юриста.

Аудит процессов показал, что необходимо контролировать работу следующих отделов и:

• Юридического отдела
• Проектного отдела
• Строительного отдела
• Отдела разработки
• Отдела технической поддержки
• Отдела авторского надзора
• Отдела развития CRM

Помимо проектов отделов и личных проектов сотрудников, мы выявили повторяющиеся задачи и разработали шаблоны для каждого из случаев.

Создали общие рабочие пространства для следующих отделов:

• Юридического
• Проектного
• Строительного
• Развития CRM
• Разработки
• Техподдержки
• Авторского надзора

Задачи, которые появляются в проектах отделов, распределяются между исполнителями и автоматически попадают в их личные проекты. Связки полей и правил настроены таким образом, чтобы руководители отдела могли быстро понять, на каком этапе находится та или иная задача.

Одним из запросов была минимизация работы руководителя с проектами на уровне задач. Мы свели его участие к минимуму, настроив правила, при которых он добавляется в задачи только в случае необходимости его личного согласования чего-либо.

В случае с нашим клиентом работа с недвижимостью в основном состоит из одних и тех же этапов, которые немного варьируются от объекта к объекту. Так появились шаблонные проекты, содержащие типовые задачи, которые теперь разворачиваются в несколько кликов - не нужно объяснять команде, что идет после чего и кто за что отвечает.

Мы создали отдельные портфели для каждого из отделов. Теперь каждый портфель включает ответственного и четкий план работы на несколько месяцев вперед.

Мы провели обучение руководителям по работе в Asana и получили обратную связь.
Для руководителей, важно рассказать о следующих аспектах работы в Asana:

• Работа с проектами, портфелями и целями
• Создание и организация рабочих пространств и проектов для более эффективного управления задачами и ответственностью.
• Настройка правил и связки полей
• Использование функции "Рабочий процесс" для оптимизации процессов, повышения эффективности и автоматизации задач.
• Настройка уведомлений для оперативного реагирования на изменения в проектах.
• Мониторинг прогресса проектов и задач для более точного планирования и контроля.
• Управление доступом к проектам и задачам для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных.
• Использование аналитики для оценки производительности и оптимизации рабочих процессов.

После провели обучение сотрудникам компании, рассказав им о следующих аспектах работы в Asana:

• Что такое Asana
• Как принять приглашение в Asana
• Как настроить интерфейс Asana
• Как заполнить свой профиль в Asana
• Как настроить уведомления в Asana
• Откуда появляются задачи в Asana
• Как получать уведомления в Asana
• Как работать с задачами в Asana

Каждый из сотрудников получил видеозапись обучения, которая стала частью базы знаний компании.

В рамках поддержки и сопровождения мы полностью взяли на себя контроль работы система работала без сбоев и полностью удовлетворяла потребности компании клиента.
Команда с нашей стороны планирует задачи на месяц по развитию системы и помогает в решении любых вопросов, связанных с работой в Asana. Мы ведем бэклог всех улучшений - создаем задачи и фиксируем их выполнение.