Кейс: автоматизация выставки «Я, Энди Уорхол» — Asana, amoCRM и Notion в действии
Клиент: Площадь Искусств
Индустрия: Организация культурно-выставочных мероприятий
Задача
  • Систематизировать работу над подготовкой к проведению выставки и процессы, связанные с ее функционированием и продвижением
  • Организовать единый инструмент для коммуникации с посетителями сайта выставки, пользователей социальных сетей и тех, кто обращается по телефону
Инструменты

  • Asana — для управления проектами в рамках подготовки и функционирования выставки
  • amoCRM — для коммуникации с аудиторией, работы службы поддержки, выдачи и учета аккредитаций для СМИ
  • Notion — для каталогизации экспонатов и создания базы данных
Результат

  • Сокращение сроков подготовки материалов для выставки: каталоги, этикетки, стенды и др.
  • Упрощение и сокращение сроков работы над оформлением выставки и подготовкой графических материалов для продвижения
  • Создание удобной онлайн-базы экспонатов
  • Обработка более 150 обращений в день от пользователей онлайн-ресурсов выставки в рамках единого окна коммуникации
Внедрение Asana
Создание и открытие любой масштабной выставки всегда начинается с длительного и тяжелого подготовительного этапа: формирование коллекции, создание layout'а (планировки выставки), дизайна выставки, проработка рекламной стратегии, подготовка графических материалов для рекламы, разработка сайта и многое другое.

Работа над предыдущими выставками организатора велась в разных средах, многочисленных чатах и Excel-таблицах, а файлы хранились на разных дисковых хранилищах. Поиск необходимой информации зачастую занимал слишком много времени и отвлекал от рабочего процесса.

В этот раз работа над выставкой велась в едином пространстве — системе управления проектами Asana. Наша команда создала и настроила большой портфель выставки, внутри которого расположились все задачи, сгрупированные по проектам. Каждый проект был вверен ответственным за него членам команды, следившим за ходом его выполнения и сроками реализации. Сотрудники компании-организатора получили доступ к тем проектам, которые касались их зоны ответственности, а руководитель компании получил доступ ко всему портфелю и мог отслеживать прогресс в реальном времени, добавляя комментарии и корректируя установки.
Создание упаковки
Первым из созданных и настроенных нами в Asana стал проект «упаковки» выставки. В него вошли все задачи, имеющие отношение к разработке визуальной концепции, дизайнерских и рекламных решений для выставки. Создание общей концепции и элементов дизайна было разбито на отдельные задачи к каждой из которых прикреплялись все графические материалы, предназначенные для дальнейшего использования. Дизайн-систему выставки мы разместили в базе данных Notion, а ссылки на отдельные элементы разместили в описании задач, чтобы при необходимости их можно было без труда найти и скачать в один клик.
Продвижение
Медиапланирование, настройка и ведение рекламной кампании также управлялись и контролировались в Asana. Процессы создания и согласования рекламных материалов были распределены по отдельным задачам, что позволило ускорить производство сложных баннеров и видеороликов.

При помощи Asana и Notion специалисты digital-отдела могли быстро найти любые графические материалы для рекламы, исходные файлы, тексты и другую необходимую информацию. В Asana же хранилась и все данные, необходимые для доступа к сервисам, используемых для проведения рекламной кампании.
SMM
Работа над SMM выставки на всех этапах велась в Asana: от создания стратегии и визуальной концепции до формирования и выполнения контент-плана. В проекте SMM были настроены специальные секции, поля и правила. Каждый пост в соцсетях выделялся в отдельную задачу, и на разных этапах создания, она перемещалась из одной секции в другую: идея, продакшн, подбор изображения, согласование, планировщик и публикация. Удобная организованная доска позволила облегчить процесс создания контента и планирования. Все участники SMM-команды и PR-директор выставки имели постоянный доступ к проекту, могли предлагать идеи для публикаций в зависимости от инфоповодов и корректировать календарь публикаций.
Обслуживание сайта
Для публикации новостей и анонсов также был создан отдельный проект. В нем автоматически создавались задачи, сформированные через специальную форму для приема новостей, и идеи по обновлению информации на сайте. Например, если в один из дней на выставке менялся график работы, администратор заполняла форму для публикации новости на сайте и в Asana автоматически появлялась соответствующая задача. Контент-редактор сайта получал уведомление о новой задаче и приступал к работе над публикацией. Работа в таком формате позволила систематизировать обновление сайта и вдвое ускорить этот процесс.
Внедрение CRM
amoCRM стала незаменимым инструментом для работы с обращениями посетителей выставки и другими важными процессами.

Для коммуникации с посетителями использовалось несколько каналов коммуникации: телефон, электронная почта, социальные сети и чат-бот. CRM стала единым окном коммуникации для административных сотрудников выставки: им больше не приходилось постоянно получать множество уведомлений от разных приложений или вручную проверять личные сообщения и почту — все сообщения из различных источников поступали в amoCRM.
Внедрение телефонии, интеграция мессенджеров, социальных сетей
Перед открытием выставки команда OneGogh занялась внедрением IP-телефонии: подключением, настройкой и интеграцией с amoCRM. Для информирования посетителей выставки мы разработали логику голосового меню и записали приветственные сообщения. В CRM-системе сохранялись контакты всех звонивших на номер выставки и велась история общения. Посетители часто звонили, когда по каким-то причинам не получали электронный билет на почту или хотели вернуть деньги за билет, потому что не успевали на выставку. В CRM заносилась информация о заказе звонившего в билетной системе и при повторном звонке администратору не приходилось искать данные покупателя и восстанавливать историю общения с ним.

Для общения с пользователями социальных сетей мы настроили интеграцию amoCRM с VK, Instagram и Facebook. Все сообщения поступали в единую ленту, а каждому пользователю присваивалась отдельная карточка контакта.

Создание шаблонов ответов на популярные вопросы
Для упрощения работы администраторов и повышения их производительности мы внедрили большое количество шаблонов с быстрыми ответами на различные вопросы. Шаблоны составлялись, исходя из опыта работы над прошлыми выставками.

Ежедневно по всем каналам коммуникации к администрации выставки поступало в среднем 150 вопросов. На 90% из них можно было ответить, используя заготовленные шаблоны через amoCRM. Их применение сократило загрузку сотрудников на несколько часов в день.
Внедрение бота для аудиогида
Посетителям выставки был доступен бесплатный аудиогид, который размещался на специальной онлайн-платформе для выставок и музеев. Мы разработали чат-бот, к которому обращались посетители и получали ссылку для скачивания на выбор в один из мессенджеров. Данные из чат-бота поступали в CRM и позволяли вести статистику обращений и взаимодействовать с аудиторией.
Сбор аудитории
Помимо чат-бота контактные данные аудитории собирались в amoCRM из билетной системы, из обращений через социальные сети, электронную почту и входящие звонки. Мы создавали обезличенный массив контактных данных, который затем использовала digital-команда для создания специальных сегментов в рекламных системах «Яндекс.Директ» и Google Ads — это позволяло находить похожую аудиторию и показывать ей рекламу. Конверсия по рекламе, созданной с использованием данных из CRM, превышала показатели остальных рекламных кампаний.
Работа с прессой
Для пресс-службы выставки мы создали отдельную воронку в amoCRM, куда поступали заявки на аккредитацию от представителей СМИ и блогеров. Они заполняли специальную форму на сайте выставки, где указывали все необходимые данные. В CRM все заявки можно было отсортировать по типу СМИ и другим параметрам, важным для учета работы пресс-службы. Прежде все заявки поступали на почту, были заполнены в произвольной форме и зачастую терялись.
Обучение сотрудников
Перед открытием выставки мы провели обучение сотрудников, которым предстояло работать с CRM. Показали принципы работы с воронками, шаблонами ответов и другими компонентами системы. Для того, чтобы персоналу выставки было проще освоить amoCRM мы сняли небольшое обучающее видео, в котором понятным языком рассказали об основах работы в ней.
База арта и стендов в Notion
Notion стал одним из незаменимых инструментов при подготовке к выставке и после ее открытия. Все без исключения экспонаты — как уже представленные на выставке, так и те, которые ещё только предполагалось включить в экспозицию — были внесены в базу данных, созданную в Notion. В карточку каждого экспоната (одним кликом при необходимости трансформировавшуюся в строку таблички) были добавлены все служебные данные и изображения. Это позволяло работавшей над выставкой команде в любой момент быстро находить важную информацию в любом формате и значительно сократило время и трудозатраты сотрудников. До этого им, как и другим, приходилось пользоваться разрозненными таблицами, искать информацию в почте и чатах.

С помощью базы арта полностью преобразился и упростился процесс создания выставочных этикеток — висящих рядом с экспонатами пояснительных карточек, содержащих название работы, информацию об авторе, размерах и т. п. C этой базой активно работали дизайнер, переводчик, редактор, сотрудники занимавшиеся развеской экспонатов и команда, работавшая над созданием аудиогида.

Кроме неё в Notion была создана и база стендов со всеми текстами и изображениями, которую также использовали в работе дизайнер и редактор, но уже при непосредственном участии команды, отвечавшей за застройку выставки.