Notion стал одним из незаменимых инструментов при подготовке к выставке и после ее открытия. Все без исключения экспонаты — как уже представленные на выставке, так и те, которые ещё только предполагалось включить в экспозицию — были внесены в базу данных, созданную в Notion. В карточку каждого экспоната (одним кликом при необходимости трансформировавшуюся в строку таблички) были добавлены все служебные данные и изображения. Это позволяло работавшей над выставкой команде в любой момент быстро находить важную информацию в любом формате и значительно сократило время и трудозатраты сотрудников. До этого им, как и другим, приходилось пользоваться разрозненными таблицами, искать информацию в почте и чатах.
С помощью базы арта полностью преобразился и упростился процесс создания выставочных этикеток — висящих рядом с экспонатами пояснительных карточек, содержащих название работы, информацию об авторе, размерах и т. п. C этой базой активно работали дизайнер, переводчик, редактор, сотрудники занимавшиеся развеской экспонатов и команда, работавшая над созданием аудиогида.
Кроме неё в Notion была создана и база стендов со всеми текстами и изображениями, которую также использовали в работе дизайнер и редактор, но уже при непосредственном участии команды, отвечавшей за застройку выставки.